Comecei com planilha. Funcionava bem quando eu tinha poucas máquinas e fazia tudo sozinho. O problema apareceu quando a operação cresceu: mais máquinas, às vezes mais de uma pessoa fazendo visita, e os números começaram a não bater mais com a facilidade de antes.
Não é que planilha seja ruim. É que ela não foi feita para o tipo de controle que uma operação de máquinas recreativas precisa quando cresce.
Duas pessoas mexendo ao mesmo tempo
Se você tem ajudante, o problema aparece rápido: os dois estão na rua, cada um coleta uma máquina diferente, e na hora de lançar na planilha, um edita por cima do outro. Ou vocês combinam de mandar por WhatsApp e depois alguém esquece de lançar.
Não tem jeito bonito de resolver isso numa planilha comum. Alguém sempre acaba sobrescrevendo ou esquecendo.
Você não sabe quem mexeu no quê
Um valor mudou. Foi você? Foi seu ajudante? Foi erro de dedo? Planilha não guarda esse histórico por padrão, então a resposta vira "acho que fui eu" ou "não faço ideia".
Isso pesa mais quando você trabalha com parceiro em consignado ou quando precisa prestar conta pra alguém. Sem rastro, toda dúvida vira discussão.
Ninguém valida o que você digita
Digitou R$ 1.000 em vez de R$ 100 sem querer? A planilha aceita numa boa. Só vai aparecer o erro quando o relatório do mês não fechar, e aí já é tarde para lembrar o motivo.
Divergência não avisa sozinha
Se uma máquina que sempre tinha 50 prêmios aparece com 35 sem explicação, a planilha não te avisa disso. Você só percebe se for lá comparar linha por linha, o que na prática quase ninguém faz toda semana.
Comparar máquina por máquina dá trabalho
Com poucas máquinas, dá pra olhar cada linha e ter uma ideia. Com dez, quinze pontos, descobrir qual está rendendo pior vira um exercício de calculadora que ninguém tem paciência de fazer toda semana. E é justamente aí que o ponto ruim passa despercebido.
O que muda com um sistema
Não é mágica, é o básico que a planilha não tem: cada lançamento fica com data e responsável, o sistema avisa quando algo foge do padrão, e comparar pontos vira olhar uma tela em vez de montar fórmula. No VendMaster foi assim que resolvi: parei de brigar com fórmula quebrada e passei a confiar no que via na tela.
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