A maioria das rotas é organizada por hábito. Você visita na quinta porque sempre visitou na quinta, e passa em todos os pontos com a mesma frequência porque é mais simples de lembrar.
O problema é que os pontos não são iguais. Alguns enchem o cofre em dez dias, outros levam dois meses. Tratar todos igual significa desperdiçar viagem em uns e perder faturamento em outros, simultaneamente.
Existe um intervalo certo para cada ponto, e ele não é opinião: sai do seu próprio histórico.
Os dois erros, e o que cada um custa
Visitar de menos
Custa faturamento direto, e de formas que nem sempre são visíveis:
- Cofre lotado. Em máquina de bolinhas, moeda acumulada até a altura do moedeiro trava o mecanismo. A máquina para de vender justamente porque estava vendendo bem
- Globo vazio. Sem produto, a máquina fica ligada faturando zero, e ainda desgasta a imagem do ponto
- Defeito não detectado. Uma máquina que quebrou no dia 5 e só foi vista no dia 40 são 35 dias parada
- Relação com o comerciante. Ponto pouco visitado é ponto esquecido, e comerciante esquecido é o que topa a proposta do concorrente
Visitar demais
Custa o que o artigo sobre custo real de cada visita detalha: combustível, desgaste e principalmente seu tempo. Uma visita a um ponto que rendeu R$ 30,00 pode ter custado mais que isso pra acontecer.
E tem um custo indireto: cada visita desnecessária é uma que não aconteceu num ponto que precisava.
O método: ache o ritmo de cada ponto
O cálculo é mais simples do que parece e usa dados que você já tem, mesmo que estejam em caderno.
Passo 1. Pegue as últimas quatro ou cinco coletas de um ponto. Anote quanto rendeu cada uma e quantos dias se passaram entre elas.
Passo 2. Divida o valor coletado pelo número de dias do intervalo. Você tem o rendimento diário daquele ponto.
Exemplo: coletou R$ 240,00 depois de 30 dias. São R$ 8,00 por dia.
Passo 3. Compare com o custo da visita. Se visitar aquele ponto custa R$ 65,00, cada visita precisa acumular bem mais que isso pra valer a viagem. A R$ 8,00 por dia, em 15 dias você acumula R$ 120,00, quase o dobro do custo. Em 30 dias, R$ 240,00.
Passo 4. Verifique o teto físico. Não adianta a conta dizer 45 dias se o cofre enche em 30 ou o globo esvazia em 20. O intervalo real é o menor entre o que a matemática sugere e o que a máquina aguenta.
O sinal mais importante: rendimento por dia estável ou caindo
Aqui está a parte que o cálculo simples não mostra e que faz diferença.
Se você espaçar as visitas e o rendimento por dia se mantiver, ótimo: o ponto simplesmente acumula, e você economizou viagem.
Se você espaçar e o rendimento por dia cair, o ponto está te dizendo algo. Pode ser que tenha esvaziado, travado ou quebrado no meio do período. Nesse caso, espaçar não economizou nada: transferiu dinheiro do seu bolso pro tempo ocioso da máquina.
Essa distinção só existe se você comparar rendimento por dia, não valor total da coleta. É por isso que o total coletado engana: uma coleta de R$ 300,00 depois de 60 dias é pior que uma de R$ 200,00 depois de 20.
Fatores que mudam o ritmo de um ponto
O intervalo não é fixo pra sempre. Recalcule quando qualquer um destes mudar:
- Sazonalidade. Ponto em escola muda completamente em janeiro e julho. Ponto em praia inverte no verão
- Mudança no comércio. Reforma, mudança de horário de funcionamento, troca de vizinhança comercial
- Troca de mix. Prêmio novo pode acelerar ou desacelerar o giro
- Concorrência. Máquina de outro operador instalada perto muda o ritmo do seu ponto sem aviso
Como montar a escala na prática
Com o rendimento diário de cada ponto calculado, agrupe em faixas em vez de tratar cada um como caso único. Três ou quatro faixas costumam dar conta:
- Pontos de giro alto: intervalo curto, e são os que definem quando a rota sai
- Pontos de giro médio: intervalo intermediário, encaixados na saída dos de giro alto que ficam perto
- Pontos de giro baixo: intervalo longo, visitados só quando você já vai estar na região
A regra que faz a rota funcionar: a geografia decide o dia, o rendimento decide a frequência. Você não faz uma viagem dedicada por causa de um ponto de giro baixo, mas também não deixa ele seis meses sem visita só porque rende pouco.
O ponto que muda de faixa
Um detalhe operacional que vale ouro: quando um ponto sobe de faixa, ele avisa antes, e o aviso é o cofre cheio ou o globo vazio na chegada.
Muita gente trata isso como acaso do mês. É informação. Ponto que zerou antes da visita mudou de patamar, e continuar visitando no mesmo intervalo significa perder faturamento todo ciclo, indefinidamente.
O contrário também vale. Ponto que passou a render metade por dia, de forma consistente por dois ou três ciclos, desceu de faixa. Se você não ajustar, vai continuar pagando visita cara por coleta pequena.
Próximos passos
Todo esse método depende de um dado só: quanto cada ponto coletou e em que data. Com data e valor de cada visita registrados, o rendimento por dia sai sozinho e a rota se reorganiza pelo número, não pelo hábito. É exatamente isso que o VendMaster mantém: histórico de coleta por ponto, com data, valor e observações de cada visita.
Se ainda não calculou quanto custa cada parada, comece por quanto custa cada visita da sua rota. E para decidir a ordem das paradas, veja como priorizar os pontos da rota.
Perguntas frequentes
De quanto em quanto tempo devo visitar uma máquina?
Não existe intervalo padrão. Divida a coleta pelo número de dias desde a visita anterior pra achar o rendimento diário do ponto, compare com o custo da visita e respeite o limite físico do cofre e do estoque. Pontos diferentes terminam com intervalos bem diferentes.
É melhor visitar todo mundo no mesmo dia da semana?
Facilita a logística e não tem problema nenhum, desde que a frequência seja diferente por ponto. Você pode sair sempre na quinta, visitando um grupo numa semana e outro na seguinte.
Como saber se estou visitando de menos?
Os sinais são chegar e encontrar cofre cheio, globo vazio, máquina travada ou o comerciante avisando de problema antes de você notar. Qualquer um deles significa tempo de máquina parada, que é faturamento perdido sem aparecer em lugar nenhum.
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